Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Auftragsverarbeitung

lol.marketing LLC, 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA, betreibt die Website und App Verbandbuch.org. Kontakt: hallo@verbandbuch.org.

Für Website, Registrierung, Login, Support, Produktkommunikation und technische Sicherheit ist lol.marketing LLC verantwortliche Stelle. Soweit ein Unternehmen Verbandbucheinträge, Beinaheunfälle, Maßnahmen, Qualifikationen, Dokumente, Standorte und Nutzer innerhalb eines Mandanten verarbeitet, ist regelmäßig das jeweilige Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Verbandbuch.org verarbeitet diese Mandantendaten als technischer Dienstleister im Auftrag des Unternehmens.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Verbandbuch.org im eigenen Datenschutz- und Arbeitsschutzprozess korrekt einordnen, berechtigte Rollen vergeben und Beschäftigte über die digitale Erfassung informieren.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Bei Nutzung der App können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Accountdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungsstatus und Anbieter, Unternehmensdaten wie Firmenname, Branche, Beschäftigtenzahl, Standorte und Bereiche, Rollen- und Berechtigungsdaten, Verbandbucheinträge mit Angaben zu Ereignis, Zeitpunkt, Ort, betroffener Person, Verletzung, Erste-Hilfe-Leistung, Ersthelfenden und Folgehinweisen, Beinaheunfallmeldungen, Präventionsmaßnahmen, Qualifikations- und Ablaufdaten, Dokumenten- und Exportmetadaten sowie technische Protokoll- und Sicherheitsdaten.

Öffentliche QR-Formulare können neue Einträge oder Meldungen anlegen. Sie zeigen keine bestehenden Einträge, Listen, Personen- oder Unternehmensdaten an, die nicht für das Formular erforderlich sind.

Freitextfelder sollen nur erforderliche Informationen enthalten. Namen, Gesundheitsangaben oder private Kontaktdaten sollen nur dort eingetragen werden, wo sie für die Verbandbuchdokumentation oder interne Bearbeitung wirklich erforderlich sind.

3. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung eines kostenlosen digitalen Verbandbuchs, der vertraulichen Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen und betrieblichen Ereignissen, der Verwaltung von Standorten, Rollen, QR-Codes, Maßnahmen, Qualifikationen und Dokumenten, dem Export interner Nachweise, der Erfüllung technischer Sicherheitsanforderungen, der Konto- und Einladungsverwaltung sowie dem Betrieb, der Wartung und Verbesserung der App.

Verbandbuch.org ersetzt keine rechtliche oder arbeitsmedizinische Prüfung. Die App unterstützt Unternehmen organisatorisch bei Dokumentation, Zugriffsschutz und Folgeprozessen.

4. Rechtsgrundlagen und besondere Kategorien

Soweit die DSGVO anwendbar ist, kommen je nach Verarbeitung insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Registrierung und Nutzung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sicheren Betrieb, Missbrauchsschutz und Produktverbesserung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige Einwilligungen wie Analytics sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich erforderliche Verarbeitung in Betracht.

Verbandbucheinträge können Gesundheitsdaten oder gesundheitsnahe Angaben enthalten. Für diese Daten muss das jeweilige Unternehmen die passende Rechtsgrundlage und die Voraussetzungen nach Art. 9 DSGVO prüfen, insbesondere im arbeitsrechtlichen und arbeitsschutzbezogenen Kontext. Verbandbuch.org verarbeitet diese Inhalte innerhalb des Mandanten und nicht für Werbezwecke.

5. Firebase, Google Cloud und Hosting

Die App nutzt Firebase und Google Cloud für Authentifizierung, Firestore-Datenbank, Storage, Hosting, Cloud Functions, App Check, Messaging und technische Sicherheitsfunktionen. Cloud Functions laufen in europe-west3. Firestore, Storage und weitere Firebase-Dienste können je nach Google-Konfiguration und Dienst technisch durch Google verarbeitet werden.

Firebase Auth speichert Anmelde- und Sitzungsdaten. Firestore speichert App- und Mandantendaten. Firebase Storage speichert Dateien wie Logos, Avatarbilder, Exporte und künftige Anhänge. App Check und reCAPTCHA können technische Signale zur Missbrauchsprävention verarbeiten, sofern konfiguriert.

Firestore-Offlinespeicherung ist für die produktive App standardmäßig deaktiviert, damit Verbandbuch- und Gesundheitsdaten nicht unnötig dauerhaft im Browser-Cache liegen. Der Browser kann weiterhin technisch notwendige Sitzungs-, Consent- und Sicherheitsdaten speichern.

6. E-Mail, Einladungen und Benachrichtigungen

Für transaktionale E-Mails, zum Beispiel E-Mail-Bestätigung, Einladungen, Reminder und Systemhinweise, nutzt Verbandbuch.org Brevo. Dafür werden die für den Versand erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, Versandstatus und technische Zustellinformationen.

Marketing- oder Produktinformationen werden getrennt von sensiblen Verbandbuchdaten behandelt. Sensible Eintragsdaten werden nicht an E-Mail-Marketinglisten übertragen.

7. Google Analytics und Einwilligung

Google Analytics 4 mit der Mess-ID G-EQ1BF8L2EQ wird nur geladen, wenn Nutzer aktiv zustimmen. Vor Zustimmung wird kein Google-Analytics-Skript geladen. Die App bleibt ohne Analytics vollständig nutzbar.

Analytics wird ausschließlich auf den öffentlichen Informationsseiten verwendet. Anmeldung, Registrierung, Einladungen, QR-Formulare, Administration und der angemeldete Arbeitsbereich sind vom Tracking ausgeschlossen. Gemessen werden öffentliche Seitenaufrufe, Klicks zur Registrierung und Abrufe des fiktiven Musterberichts. Dabei werden keine Formulareingaben, Gesundheitsdaten oder Accountkennungen übertragen; URL-Parameter und Fragmente werden entfernt. Eine erteilte Einwilligung kann über die Cookie-Einstellungen geändert werden.

8. KI-Übersetzungen

In berechtigten Rollen kann eine KI-gestützte Übersetzung für Fach- und Freitextfelder genutzt werden. Die Funktion überträgt nur die angezeigten Textfelder an Anthropic Claude über eine Cloud Function. Nicht übertragen werden Namen der betroffenen Person, Ersthelfende, Datum, Uhrzeit, Standort, Abteilung, IDs, Status, Bilder oder Anhänge.

Nutzer müssen vor Nutzung prüfen, dass die ausgewählten Freitextfelder keine unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. Übersetzungen sind Arbeitshilfen und müssen fachlich geprüft werden.

9. Speicherung, Löschung und Aufbewahrung

Die App ist auf eine Aufbewahrung von Erste-Hilfe-Dokumentation über mindestens fünf Jahre ausgelegt, weil betriebliche Erste-Hilfe-Aufzeichnungen nach DGUV-Vorgaben entsprechend verfügbar gehalten werden müssen. Unternehmen bleiben für konkrete Aufbewahrungs-, Lösch- und Nachweispflichten verantwortlich.

Mandantenadministratoren können je nach Berechtigung Einträge, Nutzer, Standorte, Maßnahmen, Qualifikationen und Dokumente verwalten. Bestimmte Löschaktionen werden technisch eingeschränkt oder als Deaktivierung umgesetzt, wenn historische Dokumentationsdaten erhalten bleiben müssen.

Bei Löschung, Sperrung oder Entfernung von Nutzern werden personenbezogene Nutzerdaten soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Audit- und Sicherheitsprotokolle können aus Nachweis- und Sicherheitsgründen fortbestehen.

10. Empfänger, Drittlandtransfer und Schutzmaßnahmen

Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister sein, insbesondere Google/Firebase, Brevo und Anthropic, soweit die jeweilige Funktion genutzt wird. Daten werden nicht verkauft.

Da der Betreiber eine US-amerikanische LLC ist und einzelne Dienstleister außerhalb der EU sitzen können, kann es zu Drittlandbezügen kommen. Verbandbuch.org setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Transportverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, sichere Einladungs- und QR-Token, Zugriffsbeschränkungen, App-Check-Mechanismen und getrennte Verarbeitung sensibler Eintragsdaten.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können, soweit anwendbar, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen verlangen. Bei Verbandbuchdaten ist in der Regel zuerst das jeweilige Unternehmen als Verantwortlicher anzusprechen.

Anfragen an den Betreiber können an hallo@verbandbuch.org gerichtet werden. Verbandbuch.org bearbeitet eigene Verantwortlichkeitsbereiche direkt und unterstützt Unternehmen bei berechtigten Anfragen im Rahmen der technischen Möglichkeiten.

12. Sicherheit und Änderungen

Verbandbuch.org nutzt TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, serverseitige Schreibpfade für sensible Aktionen, sichere Token, App-Check-fähige Cloud Functions, eingeschränkte Storage-Regeln, Audit-Protokolle und technische Schutzmechanismen gegen Missbrauch. Eine absolute Sicherheit elektronischer Verarbeitung kann dennoch nicht garantiert werden.

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, wenn Funktionen, Dienstleister, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen geändert werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.