Welche Frist gilt?
Die DGUV nennt für Aufzeichnungen über Erste-Hilfe-Leistungen eine Aufbewahrung von mindestens fünf Jahren. Die Frist ist ein Mindestmaß für diese Dokumentation. Daraus folgt keine allgemeine Erlaubnis, sämtliche betrieblichen Daten unbegrenzt zu speichern.
Prüfen Sie mit den zuständigen Stellen, wie Fristbeginn, mögliche weitere Nachweispflichten und konkrete Löschentscheidungen in Ihrem Betrieb gehandhabt werden. Ein pauschaler Löschlauf für alle Dokumentarten würde deren unterschiedliche Zwecke nicht berücksichtigen.
Was passiert bei einem Personalwechsel?
Wenn eine zuständige Person das Unternehmen verlässt, müssen erforderliche Nachweise weiterhin verfügbar sein. Übergeben Sie die Verantwortung an eine Vertretung, überprüfen Sie deren Zugriffsrechte und entfernen Sie nicht mehr benötigte Zugänge. Die Aufbewahrung darf nicht allein vom persönlichen Postfach oder Rechner einer Person abhängen.
- Verantwortliche Stelle und Vertretung dokumentieren.
- Zugänge bei Rollenwechseln prüfen.
- Exportablage gegen unbefugte Einsicht schützen.
- Entscheidungen zu Löschung oder weiterer Aufbewahrung festhalten.
Digital aufbewahren und Kopien beherrschen
Ein Download schafft eine zusätzliche Kopie. Erfassen Sie im betrieblichen Ablauf, welche Kopien benötigt werden und wo sie liegen. Ein PDF in einem privaten Downloadordner ist keine geordnete Archivierung. Prüfen Sie regelmäßig, ob berechtigte Personen die benötigten Unterlagen tatsächlich öffnen können.
Verbandbuch.org unterstützt die Aufbewahrung mit rollenbasiertem Zugriff und Exporten. Die Prüfung der für Ihren Betrieb geltenden Fristen, der Verträge und des Notfallverfahrens bleibt eine Aufgabe des Unternehmens.