Warum Kitas Erste-Hilfe-Leistungen dokumentieren
Alle Betriebe, also auch Kitas, müssen über jede Erste-Hilfe-Leistung Aufzeichnungen führen und diese fünf Jahre aufbewahren. Das gilt auch für kleine Verletzungen, bei denen nur ein Pflaster nötig war.
Der Eintrag sichert mögliche spätere Ansprüche gegenüber der gesetzlichen Unfallversicherung. Zeigen sich bei einer Verletzung erst nach einiger Zeit ernstere Folgen, belegt die Dokumentation, dass der Unfall während des Kitabesuchs oder während der Arbeitszeit geschah.
Verbandbuch, Meldeblock oder digital?
Wie eine Kita Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert, ist ihr freigestellt. Verbandbücher und Meldeblöcke sind Angebote der Unfallversicherungsträger. Eine elektronische Dokumentation ist ebenfalls möglich.
Das klassische Verbandbuch darf weiter geführt werden. Weil darin alle früheren Einträge sichtbar sind, braucht die Kita Sicherungsmaßnahmen. Ein Abreißblock lässt sich leichter griffbereit hinlegen, weil die ausgefüllten Blätter gesondert abgelegt werden.
- Verbandbuch: vertraut, aber frühere Einträge müssen geschützt werden
- Meldeblock (DGUV Information 204-021): Einzelblätter werden zentral abgelegt
- Digital: Zugriff über Rollen statt über einen abschließbaren Schrank
Wer darf die Einträge sehen?
Zugriff haben zunächst die Ersthelferinnen und Ersthelfer sowie Personen, die im weiteren Sinne mit der Ersten Hilfe in der Einrichtung zu tun haben, etwa Betriebsarzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Kitaleitung kann weitere Personen für Aufgaben im Zusammenhang mit der Ersten Hilfe bestimmen.
Sinnvoll ist, Erste-Hilfe-Blätter zentral abzuheften und nicht in der Akte des Kindes oder der Beschäftigten abzulegen. Wer Erste-Hilfe-Daten sehen darf, ist in der Regel nicht auch berechtigt, Personalakten einzusehen.
Elektronisch dokumentieren: worauf Kitas achten
Auch bei einer elektronischen Lösung muss die Kita festlegen, wer auf die Daten zugreifen darf. Ein Passwort auf dem Rechner oder der Datei reicht dafür nicht aus.
Verbandbuch.org arbeitet mit Rollen und Standorten. Mitarbeitende können per QR-Code melden, ohne frühere Einträge zu sehen. Nur berechtigte Rollen sehen und exportieren die Dokumentation. Prüfen Sie den Einsatz vorab mit Träger und Datenschutzbeauftragten.
Zentral ablegen, auswerten, fristgerecht löschen
Eine zentrale Ablage macht auch nicht meldepflichtige Unfälle auswertbar. So erkennt die Kita Unfallschwerpunkte, etwa einen Bereich im Außengelände, und kann präventiv gegensteuern. Nach Ablauf der fünfjährigen Aufbewahrung lässt sich eine zentrale Dokumentation außerdem leichter löschen.
Häufige Fragen
Muss eine Kita ein Verbandbuch führen?
Eine Kita muss jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentieren und die Aufzeichnungen fünf Jahre aufbewahren. Ob das als Verbandbuch, Meldeblock, Tabelle oder digitale Lösung geschieht, ist freigestellt, solange nur befugte Personen Zugriff haben.
Darf das Verbandbuch in der Kita offen herumliegen?
Nein. Im Verbandbuch sind frühere Einträge sichtbar. Die Kita muss sicherstellen, dass niemand hineinschaut, der dazu nicht befugt ist. Ein Meldeblock mit gesonderter Ablage der Blätter kann offen griffbereit liegen.
Gibt es ein kostenloses Verbandbuch für Kitas?
Meldeblöcke und Vorlagen bieten die Unfallversicherungsträger an. Für die digitale Dokumentation können Kitas Verbandbuch.org kostenlos nutzen.
